Ya llevábamos unos cuantos lustros usando soluciones para identificarnos online con seguridad. Sin embargo, la multiplicación de las situaciones de teletrabajo durante la pandemia ha popularizado mucho el uso de herramientas como el certificado digital o la firma electrónica. Vamos a analizar algunos de los elementos más importantes de la identidad digital, y sus aplicaciones en la vida personal y empresarial. También veremos la diferencia entre certificado digital y firma digital, dos conceptos muy cercanos pero diferentes, y que mucha gente confunde.
¿Por qué es necesaria una identidad digital?
Hasta hace poco, para que cualquier trámite fuera válido, había que presentarse en persona, o, como mucho, aportar el DNI original de la persona y una autorización suya. Para dar validez a un contrato, pasaba algo similar, era necesario firmar con tinta sobre papel el acuerdo de cada una de las partes.
Con la digitalización de la economía, de la información y de las transacciones entre las personas y entre las empresas, seguir usando un sistema basado en documentos físicos se convirtió en una complicación. En el mundo empresarial, había que mandar contratos por mensajería cada dos por tres, lo que no era muy práctico. Hacía falta encontrar una forma de conseguir una identidad digital tan segura como la física.
¿En qué elemento práctico se basa la identidad digital?
El certificado digital es la herramienta fundamental que permite obtener y usar una identidad digital. Se trata de un pequeño archivo electrónico protegido, que se instala en el navegador de tu ordenador. Evidentemente, para obtenerlo inicialmente, el usuario necesita demostrar su identidad física. Porque, una vez tengas instalado el certificado, y durante toda la duración de su vigencia, te servirá para demostrar tu identidad en todos los trámites online que realices.
Para una persona física, incluye su número de identificación (NIE o DNI) y sus nombres y apellidos. En el caso de una empresa, incluye el CIF y la razón social. A esos datos se le pueden añadir más informaciones, como, por ejemplo, un número de colegiado, el cargo dentro de la empresa, y otros datos similares).
¿Qué trámites puedes hacer con un certificado digital?
Demostrar tu identidad en el mundo digital para autenticarte en sedes electrónicas
¿Quieres consultar los datos de tu informe de vida laboral? ¿Sacarte un certificado de empadronamiento? ¿O quizás necesites consultar los datos de tu última declaración de la Renta? Todas esas consultas, y muchas más, las puedes realizar autenticándote gracias al certificado digital en las distintas administraciones (Seguridad Social, Hacienda, Comunidad Autónoma, Ayuntamiento).
La gran ventaja es que accedes inmediatamente a la información, y la puedes consultar en cualquier momento, sin depender de los horarios laborales.
Realizar trámites administrativos en esas mismas sedes digitales
Consultar datos está muy bien, pero el valor añadido adicional que tiene disponer de un certificado digital es que puedes realizar trámites online. Gracias a la identidad digital que te proporciona ese archivo encriptado, puedes hacer prácticamente todo lo que antes requería un trámite presencial. Presentar impuestos, gestionar altas y bajas de personal, solicitar la tarjeta sanitaria europea, pedir el bono turístico de tu Comunidad Autónoma, o presentar tu expediente de solicitud de nacionalidad son algunas de las gestiones que puedes hacer completamente online.
Firmar digitalmente documentos, con valor oficial
El certificado digital también te permite firmar documentos con la misma validez legal que si lo hicieras con tinta y papel. La firma digital se aplica en las relaciones con administraciones, pero también en otro tipo de transacciones y contratos. Puedes, por ejemplo, firmar un contrato laboral, el alquiler de tu casa o un documento mercantil.
¿Cuál es la diferencia entre un certificado y la firma digital?
Ya que hablamos de la firma digital, es importante aclarar que existe una diferencia con el certificado. No son sinónimos. Para simplificar, el certificado digital incluye la funcionalidad de la firma electrónica cualificada. O, dicho de otra manera, el certificado es la expresión de tu identidad digital en su conjunto, mientras la firma digital es el equivalente de tu firma física en el mundo electrónico.
Mi experiencia personal con la identidad digital y los certificados
Cuando redacto esas líneas, llevo más de 10 años usando el certificado digital, principalmente para poder hacer gestiones con la Agencia Tributaria y presentar declaraciones. Me parece una herramienta fantástica, que simplifica enormemente la vida. Como dije antes, puedes hacer los trámites administrativos el día que quieras, a la hora que quieras, y no necesitas perder tiempo pedir citas, desplazarte y esperar a que te atiendan.
El único inconveniente que veo al sistema es que algunas administraciones complican excesivamente los pasos para usar la identidad digital, obligando el usuario a instalar software adicional, como por ejemplo Autofirma. Nunca entendí porque la Agencia Tributaria era capaz de gestionar todos sus trámites leyendo directamente el certificado instalado en el navegador, y otras muchas obligaban a dar pasos intermedios y usar programas adicionales.
Supongo que, con el tiempo, esos procesos se simplificarán, y los programas adicionales se quedarán innecesarios. De todos modos, tampoco representan un contratiempo tan grande. Una vez que tienes instalado Autofirma en el ordenador, te sirve para cualquier administración que lo pueda necesitar.
¿Y tú? ¿Tienes identidad digital? ¿La usas al nivel particular o para tu empresa? Puedes compartir tu experiencia en la sección de comentarios.
