Aunque lo más importante para una empresa es lograr vender, si quieres tener un negocio rentable, es imprescindible tener un buen control de costes y gastos. Y, para entender mejor esas partidas, viene muy bien diferenciarlas en grandes categorías. Hoy te voy a hablar de costes variables y costes fijos, pero también de costes directos e indirectos. Es más, combinaremos ambas diferenciaciones para analizar las cuatro categorías, y ver cómo los puedes seguir de manera efectiva.
¿Por qué te hablo de costes y gastos fijos y variables?
Los lectores habituales del blog sabrán que antes de dedicarme a ayudar a emprendedores a planificar sus negocios, estuve muchos años trabajando en control de gestión en grandes multinacionales. De ahí que, ocasionalmente, me gusta hablar de algunos conceptos financieros concretos, para procurar explicarlos de una manera sencilla a cualquier tipo de público, y especialmente a los emprendedores que no tengan una formación específica en finanzas empresariales.
¿Coste o gasto?
Aunque a veces se pueden considerar nociones intercambiables, lo cierto es que en las finanzas empresariales normalmente se diferencian ambos conceptos. Un coste suele ser un desembolso relacionado con un producto o un servicio y su producción. Por ejemplo, se habla del coste de la materia prima para productos, o del coste de la mano de obra en empresas que facturan horas. El gasto, en cambio, se suele asociar a un desembolso más relacionado con el funcionamiento general del negocio. Por ejemplo, el gasto en alquiler o en personal administrativo.
En consecuencia, se suele usar la noción de coste asociada a desembolsos que varían con el volumen de actividad (costes variables), mientras que el gasto caracteriza pagos estructurales (gastos fijos). Sin embargo, en este artículo vamos a entrar en matices, así que, si hablo de gasto variable o de coste fijo, no te sorprendas.
Costes variables directos
Se trata de aquellos costes que dependen del volumen de producción o venta de los productos o servicios. Por ejemplo, si tienes una pastelería industrial, un tipo de pastel en concreto siempre se elaborará con la misma cantidad de harina, huevo, azúcar o chocolate. El coste de esos ingredientes es un coste variable directo.
Al tratarse de un gasto proporcional a tus ventas, necesitas optimizar todo lo que puedas tu proceso de compra y de producción, para comprar esas materias primas al precio más competitivo, y también para evitar cualquier desperdicio durante el proceso de fabricación.
Costes variables indirectos
Son costes que varían algo en función del volumen de actividad, pero que no necesariamente vas a poder asociar fácilmente a un producto en concreto.
Por ejemplo, las máquinas que fabrican los pasteles necesitan energía, pero, aunque gastarás más electricidad si aumentas la producción, hay mucho gasto de luz que no está directamente relacionado con un producto en concreto. Porque puede ser difícil saber cuánto gasta cada máquina, o una máquina puede usarse para varios productos, sin contar otros gastos energéticos como el alumbrado o el aire acondicionado, y también la luz que se gasta en la sección de oficinas de tu empresa.
Aunque no tengan un impacto tan directo sobre la rentabilidad de cada línea de producto, esos costes variables sí influyen en el beneficio de tu empresa. Por eso, debes procurar negociar las mejores condiciones, puesto que el gasto es parcialmente proporcional a tu volumen de actividad.
Costes fijos directos
Puede que tengas algunos costes que no van a variar con el volumen de actividad, al menos no dentro de cierto rango de volumen, pero que sí que se pueden atribuir completamente a un producto en concreto.
Si volvemos a nuestra fábrica de pasteles, puede que tengas una máquina que fabrica exclusivamente un tipo de pastel. En ese caso, su coste, bien sea la amortización si la tienes en propiedad, o el alquiler mensual de la maquinaria, es tan directo como fijo. Lo mismo se podría decir del salario de una persona que se dedica exclusivamente a un producto. Por ejemplo, el operario de esa máquina.
Son costes fijos hasta cierto punto. Si quisieras producir un 10% más de pasteles, puede que lo lograras con la misma máquina. Pero si te planteas duplicar la producción, probablemente tengas que comprar otra.
Aunque no varíen con el volumen de actividad, esos costes fijos son muy importantes para la viabilidad de cualquier proyecto. Si compras una máquina muy cara, o de una capacidad excesiva para el volumen de venta de pasteles que puedes lograr, puede que ese coste te impida rentabilizar el negocio.
Gastos fijos indirectos
Son gastos que no van a variar con el volumen de actividad, y que además no pueden ser asociados directamente con un producto en concreto.
En nuestro ejemplo de la fábrica de pasteles, el caso típico sería el alquiler de la nave, pero también estarían otros gastos generales, como el sueldo de los administrativos o del director. Los sueldos de vendedores podrían, en cambio, ser considerados costes fijos directos, en el caso de que los vendedores estuviesen especializados por producto.
Una buena optimización de los gastos fijos indirectos permite mejorar notablemente la rentabilidad del negocio, y aprovechar las economías de escala.
El vínculo con el margen bruto y el margen neto
Hace unos días, publiqué un artículo sobre el margen bruto y el margen neto, y quería relacionarlos con los conceptos de costes variables, fijos e indirectos que acabo de detallar.
El margen bruto es la diferencia entre las ventas y los costes variables directos. Luego, para llegar al margen neto habría que restar los costes variables indirectos, los costes fijos directos y los gastos fijos indirectos.
En muchas empresas, para medir la rentabilidad de las actividades por separado, se incluye un margen intermedio, que corresponde al margen bruto menos los costes fijos directos.
Luego, lo normal es que tanto los costes variables indirectos como los gastos fijos indirectos se resten a la suma de los márgenes intermedios, para determinar el margen neto. Aunque, en algunas empresas la contabilidad analítica procura afectar los gastos indirectos a cada actividad, usando algunos criterios de reparto.
Conclusiones
Tanto los costes variables como los fijos deben ser analizados y seguidos de cerca por los emprendedores. Los primeros porque, como crecen con el volumen de actividad, pueden ir representando grandes cantidades a medida que el negocio de la empresa crezca. Los segundos, porque precisamente son fijos, y por lo tanto pesarán en los resultados de la empresa, sea cual sea el nivel de ventas.
Graduado de ESSEC en Administración de Empresas, soy un profesional con más de 25 años de experiencia en finanzas empresariales. Tras trabajar una década en varias multinacionales, llevo desde 2010 asesorando a emprendedores en mi consultora. Tengo dos áreas principales de conocimiento. Soy experto en el tema emprendedor, y hablo en particular de ideas de negocio, plan de empresa y gestión. Además, me he ido formando a lo largo de los años sobre SEO, marketing digital y negocios online en general.