¿Por qué deberías hacer cierres mensuales si eres autónomo?

Cuanto más pequeño un negocio, menos incentivos tiene, en apariencia, para hacer un seguimiento mensual de sus resultados. Por eso, puede parecer raro argumentar que a un autónomo le interesa hacer cierres mensuales.

Como veremos a continuación, no es solo una cuestión de orden, sino una herramienta de supervivencia y crecimiento para cualquier organización, incluso para un autónomo. Aunque la ley suele exigir declaraciones trimestrales, esperar tres meses para revisar tus cuentas es poco efectivo, y provoca que se reaccione con lentitud.

A lo largo de los años asesorando emprendedores y autónomos, he podido comprobar que uno de los errores frecuentes más dañinos es no revisar las cuentas hasta el final del trimestre.

3 razones para hacer un cierre mensual

Te comparto las razones principales por las que conviene cerrar cada mes.

Tener un control real de la rentabilidad

Llevar las cuentas mes a mes te permite detectar antes los problemas que afectan la rentabilidad de tu actividad. Si esperas al trimestre, podrías descubrir demasiado tarde que has estado perdiendo dinero, o que tus márgenes son estrechos.

Incluso al nivel de ventas, si haces un seguimiento mensual te darás cuenta si hay una tendencia a la baja, o si no crecen tan rápido como pretendías. Así podrás tomar acciones correctoras para retomar el camino del crecimiento.

Hace poco hablé con un autónomo que me contó su experiencia. Al principio, pensaba que su negocio iba bien porque tenía bastante trabajo. Pero al final del trimestre, siempre le parecía que ganaba poco. Decidió seguir sus resultados mes a mes, y se dio cuenta de que los meses que facturaba a un cliente en particular, la rentabilidad bajaba bastante respecto a otros meses. Con ese cliente tenía bastante volumen, pero no ganaba apenas. Corrigió sus precios y mejoró sus resultados.

Hacer una previsión de impuestos

Para muchos autónomos, el susto del IVA o del IRPF al final del trimestre suele coincidir con una falta de previsión. Sin embargo, si tienes un seguimiento mensual de tu actividad, al cerrar el mes puedes calcular el importe aproximado que deberás pagar y reservarlo. Es tan fácil como poner el dinero en una hucha o en otra cuenta. Así evitarás tensiones de liquidez cuando llegue el momento de liquidar con Hacienda, es decir cuando tengas que presentar las declaraciones trimestrales.

También recuerdo el caso de un pequeño comercio online que no hacía ningún seguimiento mensual. Durante el trimestre vendía bien, y el saldo de su cuenta bancaria iba creciendo. Pero al llegar la liquidación trimestral del IVA se encontró con que debía pagar más de 4.000 €, dinero que ya había utilizado en parte para comprar stock. Si hubiese estimado el IVA mes a mes, podría haber reservado ese importe sin problemas.

Tomar decisiones basadas en datos

Si te acostumbras a hacer un cierre mensual, puedes crear un pequeño cuadro de seguimiento de tu actividad, y de allí sacar unas conclusiones que te permitirán tomar acción y mejorar la rentabilidad, o simplemente entender mejor tu negocio.

Por ejemplo, podrás darte cuenta de la estacionalidad de tu actividad. A lo mejor febrero siempre es un mes flojo, pero para eso necesitarás tener la información histórica.

También podrás seguir la evolución de los márgenes o de los gastos a lo largo del tiempo, e identificar los orígenes de las desviaciones. Esa información te dará muchas pistas para mejorar.

¿Qué debería incluir tu cierre mensual?

Sin entrar en procedimientos muy complejos, cada mes deberías hacer al menos esas acciones.

Conciliación bancaria simplificada

Simplemente se trata de comprobar que todos los movimientos del banco tienen su factura asociada. Si ves algún movimiento sin justificación documental, entonces deberás investigar para solucionarlo.

Revisión de facturas sin cobrar

Creo que eso se debería hacer como mínimo cada 15 días, pero, si no lo haces, deberías al menos tomar el tiempo de comprobarlo una vez al mes. Se trata de localizar a aquellos clientes que aún no han pagado, y reclamar el cobro.

Los autónomos que trabajan con facturas grandes suelen estar pendientes, pero aquellos que venden a crédito a múltiples pequeños clientes podrían rápidamente verse con muchas facturas impagadas si no hacen un seguimiento frecuente.

Registro de gastos

Aquí el motivo es asegurarte de que no se te olvida deducir ningún tique o factura de compra. Recuerda que cuanto más tiempo pasa, más probable es que te olvides alguna, así que hacerlo mes a mes es más seguro.

Comprobación de facturas

Sería más raro que se te hubiese olvidado facturar a algún cliente, pero no pasa nada por comprobar que no se te ha quedado ninguna operación pendiente. Porque cuanto más tardes en facturar, más tardarás en cobrar.

Cálculo de beneficio

Una vez tengas la seguridad de haber registrado correctamente los ingresos y los gastos del mes, lo tendrás muy fácil para calcular el beneficio del periodo.

Estimación de impuestos

Si sabes tu beneficio, puedes estimar cuánto IRPF te tocaría pagar por el mes, suponiendo que estés en estimación directa. Al mismo tiempo, conociendo tus facturas de venta y de compra, puedes tener una idea bastante precisa del importe de IVA que corresponderá pagar para el mes.

Como comenté antes, esos dos importes podrás guardarlos en una cuenta hasta que llegue el momento de pagar la declaración trimestral.

Y, como ya tendrás estimado el IRPF, podrás ajustar tu beneficio para saber el resultado neto.

Parecen muchos pasos, pero en realidad son acciones muy sencillas que no requieren mucho tiempo de dedicación.