Recomendaciones para elegir impresoras para empresas en 2021

Está claro que nuestra economía es cada vez más digital. Sin embargo, los documentos impresos siguen teniendo mucha relevancia, tanto desde el punto de vista cultural como por algunas ventajas prácticas. Por lo tanto, para las empresas sigue siendo muy relevante en 2021 elegir buenas impresoras. Vamos a ver algunas recomendaciones y consejos importantes para optar por el mejor modelo y la mejor configuración.

¿Qué elementos hay que tomar en cuenta para elegir impresoras para empresas?

• El tipo de tecnología. Básicamente, se trata de elegir entre impresora de tinta o láser. Para una empresa, está claro que, por volumen, sale mucho más a cuenta echar un vistazo a las mejores impresoras láser del mercado. Y además es una solución de impresión mucho más rápida y con buenos acabados.
• ¿Color o blanco y negro? En una empresa, si la actividad justifica tener varias impresoras, se podría tener de ambos tipos. Los modelos blanco y negro son perfectamente suficientes para la inmensa mayoría de impresiones. Pero, para folletos, fotos, o documentos que requieran el uso de matices, será bueno contar con una impresora color.
• Configuración de las máquinas. En el entorno laboral, no tiene sentido que una persona tenga su propia impresora dedicada, salvo para algunos puestos de trabajo como las personas que se encargan de la facturación. Por lo general, la forma más ahorrativa y eficiente de usar impresoras es con configuraciones de red, calculando un número adecuado de usuario por cada dispositivo.

Las ventajas para las empresas de seguir contando con impresoras

Pese a los avances de la digitalización de la información, las impresiones de documentos siguen siendo muy útiles para empresas y negocios. Voy a citar algunas de las ventajas de disponer de impresoras.

• Imprimir las facturas para pequeños clientes no recurrentes. En muchos negocios, la tipología de clientes hace inviable pasar a soluciones de facturación electrónica.
• Poder trabajar sobre borradores de documentos. Imprimir un contrato o un informe para poder leerlo y anotar comentarios sigue siendo más cómodo hoy en día que hacerlo directamente en el ordenador. El control de cambios de Word, por ejemplo, puede convertirse rápidamente en una lista de comentarios muy confusos.
• Leer un documento impreso permite una mejor concentración, sin las interrupciones de notificaciones u otras tentaciones asociadas con leer en una pantalla.
• Para enseñar ciertos elementos visuales a clientes, empleados o terceros, muchas veces una buena impresión color es la mejor herramienta.
• Un documento impreso tiene un único impacto medioambiental. Después, cada vez que se vuelve a leer o usar ese mismo documento, el impacto es nulo. Sin embargo, los documentos digitales requieren energía para cada lectura, sin contar el impacto del almacenamiento digital.
• En un mundo de correos electrónicos, la comunicación impresa tiene más impacto ahora que antes, porque es menos frecuente.

¿Cuáles son las marcas de impresoras más conocidas?

• HP. La marca americana, conocida también por sus ordenadores personales, es el líder del mercado mundial de la impresión desde hace ya muchos años, como refleja un informe de la empresa de estudios IDC.
• Canon. La empresa japonesa tiene una amplia gama de productos y es muy conocida por sus cámaras fotográficas, pero también ostenta el segundo lugar en el mercado mundial de las impresoras.
• Epson. Es otra empresa japonesa, con varias actividades importantes, y que ocupa el tercer lugar en el mercado mundial.
• Hay muchas otras marcas significativas, como Brother (Japón), Lexmark (EEUU) o Mimaki (empresa japonesa especializada en impresiones de gran formato).

¿Qué criterios tomar en cuenta para elegir un modelo de impresora?

• Precio de compra del dispositivo. En realidad, no es un factor tan relevante, especialmente si vas a dar mucho uso a la impresora.
• Precio por impresión. Aquí está lo que tienes que mirar en detalle. Tienes que valorar el coste de los recambios y cuántas páginas puedes imprimir con cada uno de ellos. Eso te dará el precio de cada impresión, y podrás hacer estimaciones del coste total de comprar tal o tal modelo.
• Velocidad de impresión. Ese factor es muy importante si necesitas hacer muchas impresiones. Una velocidad insuficiente implicaría mucha pérdida de tiempo.
• Capacidad de las bandejas. Para no tener que desplazarse a poner más papel cada rato, y perder tiempo.
• Funcionalidades diversas. Las impresoras modernas tienen conexión wifi y NFC, y tienes que ver si puedes imprimir desde usb, hacer impresiones por doble cara, y muchas más funcionalidades que tendrás que estudiar en detalle en función de tus necesidades.

 

Y con eso concluyen nuestras recomendaciones para elegir impresoras para empresas. Ten en cuenta esos consejos antes de optar por una solución de impresión.