Usar los productos de Office
Puesto que normalmente los ordenadores vienen equipados con el Pack Office (Word, Excel, Access, PowerPoint), una opción que usan muchos emprendedores es aprovechar ese recurso para crear sus facturas. Basta con crear una plantilla con los datos de la empresa, y luego añadir manualmente los datos de los clientes y de los productos, con sus respectivos productos y demás.
Si tienes muy pocos clientes y muy pocas facturas, por ejemplo si eres un autónomo que factura horas a un solo cliente al mes, es una solución que te puede valer. Pero en cuanto tienes que hacer varias facturas al mes para varios clientes, se complica la cosa, porque tardas mucho tiempo en elaborar cada factura, y además puedes cometer algunos errores cuando hagas copiar y pegar, o en los subtotales (dependiendo de lo que usas).
Es cierto que también se puede la combinación de correspondencia para crear las facturas de forma masiva con Word y Excel, pero eso solo sirve cuando un gran número de facturas se hacen a la vez. Otra posibilidad es crear una base de facturación usando Access, pero requiere bastante conocimiento y dedicación para crear la base.
Además del tiempo consumido y del riesgo de errores, usar el Pack Office también tiene el inconveniente de no permitir un seguimiento muy práctico de las facturas y cobros. Se tiene que hacer manual, o hay que crear nuevos archivos de seguimiento, lo que implica más tiempo dedicado en esas tareas.
Una forma bastante práctica de gestionar las facturas para los autónomos y las Pymes es aprovechar las soluciones informáticas modernas, como por ejemplo un programa de facturación online. Uno de los más conocidos es Billin.net (en inglés billing significa facturación), y es un programa interesante por varios motivos:
- No lo tienes que instalar en tu ordenador, porque es totalmente online, por lo tanto lo puedes usar desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar (hasta tienen una app para móvil). Eso viene muy bien a muchos emprendedores, que se desplazan mucho y necesitan poder facturar desde donde sea, sin tener que esperarse a volver a la oficina.
- Te permite crear facturas muy fácilmente, usando tus datos de empresa y tu logo, eligiendo el diseño que más te guste y cumpliendo con todos los requisitos de tu negocio. Puedes poner la retención del IRPF, gestionar los distintos tipos de IVA, crear facturas recurrentes cuando es necesario, etc. Incluso puedes introducir tus productos en el programa para crear tus facturas muy rápidamente cuando lo necesites.
- Como las facturas se registran en una base de datos, puedes luego hacer un seguimiento usando el criterio que más te guste, como por ejemplo, ver todas las facturas de un cliente, o todas las que están vencidas, etc.
- Puedes gestionar los métodos de cobros, incluso cobrar online.
- Te permite mandar fácilmente la información a tu gestor para que te prepare las declaraciones trimestrales.
- Además el registro es gratis, y puedes probarlo sin coste durante 30 días. Disponen de varios planes, incluido uno con usuarios y clientes ilimitados.
Usar un programa de facturación clásico
Otra opción es usar un software de facturación más clásico, de los que se instalan en tu ordenador. Son productos que funcionan muy bien, y muchas veces van combinados a programas de contabilidad más completos. Te suelen permitir mucha flexibilidad y facilidad para crear facturas y luego para el seguimiento y la contabilidad cliente.
Los inconvenientes para los autónomos y Pymes suelen ser dos cosas: por un lado, el precio suele ser bastante elevado, y por el otro, son programas que se instalan en ordenadores, y por lo tanto, como es obvio, solo los puedes usar en determinados dispositivos. Eso último puede ser un inconveniente cuando te desplazas mucho. La solución entonces es instalar el programa en varios ordenadores, pero como el precio suele ser por licencia, entonces el coste se puede incrementar demasiado para el bolsillo de un pequeño empresario.
Ya lo ves, tienes varias opciones, pero si tienes bastantes facturas y recursos limitados, quizás te interese probar gratis un programa de facturación online como Billin.net
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Graduado de ESSEC en Administración de Empresas, soy un profesional con más de 25 años de experiencia en finanzas empresariales. Tras trabajar una década en varias multinacionales, llevo desde 2010 asesorando a emprendedores en mi consultora. Tengo dos áreas principales de conocimiento. Soy experto en el tema emprendedor, y hablo en particular de ideas de negocio, plan de empresa y gestión. Además, me he ido formando a lo largo de los años sobre SEO, marketing digital y negocios online en general.