¿Externalizar tareas o hacerlas internamente?

Cuando inicias una empresa, y también más adelante cuando la estás consolidando, hay una pregunta que te vas a tener que hacer a menudo, es la de saber si alguna tarea la deberías externalizar o al contrario realizarla internamente. No es un tema anodino, porque tiene mucho que ver con elegir las prioridades de tu negocio.

La empresa clásica: sistema integrador

Hasta hace unos años, las empresas tendían a integrar todas las funciones posibles. Cualquier tarea la iba a realizar alguien que hiciera parte de la compañía. Evidentemente, eso era una tendencia más acentuada en las compañías medianas y grandes, simplemente porque tenían más recursos y que muchas de las funciones de soporte al negocio principal tenían un volumen suficiente para uno o varios puestos de trabajo.

Entonces, encontrábamos en la nómina de la empresa a un repartidor, una persona que organizaba los viajes, un equipo de limpieza, un servicio de reprografía, un abogado, un departamento de contabilidad, otro de nómina, y así todas las funciones soportes que podías imaginar.

La tendencia: especialización

Con los años, las cosas han ido cambiando paulatinamente. Algunos servicios se externalizaron antes que otros. Por ejemplo, en lugar de tener a una persona en nómina dedicada a organizar los viajes, muchas empresas optaron por tener un contrato con una agencia de viajes. En algunos casos, la agencia colocaba a uno de sus empleados en las oficinas de la empresa, en otros, todo se hacía ya a distancia. Y no solo la empresa se ahorraba una nómina, sino que se beneficiaba del saber hacer de una empresa especializada en los viajes.

Este mismo fenómeno ha pasado en muchas otras funciones de soporte. Con el tiempo, las empresas se han dado cuenta que era más interesante dedicar los recursos a las actividades principales del negocio (producir y vender, básicamente), al mismo tiempo que se ahorraba y se trabajaba mejor contando con proveedor especializados.

Hoy en día, si tienes una empresa con un local, no tendría mucho sentido que te pusieras a contratar tu propio personal de seguridad, hay empresas especializadas, como Grupo Góngora – Multiservicios a Empresas y Comunidades, que te proporcionan servicios de vigilancia, instalación de cámaras, seguridad, control de accesos, mantenimiento de instalaciones y de jardinería, etc.

¿Cuándo elegir externalizar y cuando no?

La pregunta no es si hay que externalizar unos servicios o intentar hacerlo todo en interno. Muchas funciones no tienes otra opción que la externalización porque no tienes un volumen de actividad suficiente como para tener una persona dedicada a ello, aunque fuera a medio tiempo. Luego, aunque tuvieras este tiempo, en muchas otras ocasiones estarías pagando mucho más con personal propio que externalizando, y eso sin beneficiarte de la especialización que tienen esas empresas. Por ejemplo, una gestoría tiene personal que está siempre al día de los cambios normativos, y en cuanto saben de algo nuevo lo aplican a todos sus clientes.

La pregunta real es cuando tienes que elegir externalizar y cuando no. Mi respuesta es que analices cuales son las funciones más estratégicas de tu negocio. En mi opinión, lo que constituya el corazón de tu actividad deberías quedártelo para mantener un control inmediato y directo sobre ello. Y por otro lado hay muchas funciones de soporte que a día de hoy no puedes externalizar porque el volumen de trabajo que implican es demasiado pequeño para interesar a una empresa externa, aunque con las nuevas tecnologías salen cada día nuevos servicios que pueden resolver esos temas.

Una pregunta recurrente

El tema de externalizar o no algunas actividades es una pregunta que te tienes que hacer con cierta recurrencia. El entorno cambia, tu empresa cambia, tus prioridades cambian. En algún momento puedes decidir volver a hacer en interno una función que tenías externalizada porque has decidido que era más estratégica ahora que en el pasado, y viceversa.

Las empresas son estructuras vivas, y el modelo va cambiando sin parar. No hay una respuesta correcta para siempre. Todo es adaptación.