El organigrama de una empresa

Te he preparado un artículo detallado sobre el organigrama de una empresa. Se trata de un esquema de estructura que refleja la estrategia de la empresa para enfrentarse a los retos del mercado. Cada tipo de planteamiento empresarial tiene su reflejo en diferentes tipos de organigrama. Podríamos definir esa herramienta como la columna vertebral de la compañía. Sin embargo, hay un matiz: para sobrevivir a los cambios del entorno, la estrategia de la empresa debe ser flexible y adaptarse. Es lógico que la organización haga lo propio, y que se refleje en el organigrama.

1º- Organigrama de una empresa nueva

Cuando estás emprendiendo solo

Como emprendedor, cuando inicies tu negocio, es probable que no le hayas dado mucha importancia al hecho de dibujar el esquema organizativo de tu empresa. O quizás lo hayas hecho, dentro de la elaboración de un plan de empresa formal. Es más, muchos proyectos son unipersonales, por lo que parecería absurdo hacer un organigrama así:

organigrama emprendedor

Sin embargo, aunque solo haya una persona en la empresa, sus funciones son múltiples. Lejos de ser tan absurdo, el organigrama es una forma de poner claramente sobre el papel cuales son las funciones importantes y como queremos organizarnos. Si no se reflexiona sobre esas materias, hay mucha probabilidad que las acciones que tomemos sean puras reacciones a los eventos que ocurren en el entorno. Y queremos todo lo contrario, es decir tomar decisiones orientadas hacia una estrategia.

Pequeña organización con varias personas

Cuando la nueva empresa tiene más de un único emprendedor, sean socios o sean empleados, entonces es imprescindible definir las tareas de cada uno. Obviamente, no estamos hablando de crear departamentos aislados y totalmente independientes. La flexibilidad es necesaria. Aun así, cada uno tiene que ser responsable de sus funciones, y también tener claro lo que hacen los demás. Por ejemplo, uno de los socios es el responsable comercial, por su perfil y su experiencia previa. Otro socio se encarga de la gestión y de las compras. Además, uno de los empleados atiende a los clientes y el otro hace las labores administrativas.

En este caso, el organigrama de la empresa podría ser algo así:

organigrama startup

Insisto sobre el hecho de que el organigrama tiene que ser una visualización de las responsabilidades de cada uno. No se trata de una forma de crear barreras burocráticas como por desgracia sucede a veces en las grandes empresas. En este ejemplo, nada impide que Paquito atienda a un cliente o que Menganita le pida ayuda a Pepita. Tampoco imposibilita que Fulanito pueda realizar compras o Menganita cerrar una venta. Recuerda que, para ser flexible, una empresa necesita que cada uno sepa hacer la tarea del otro.

2º- Tipos de organigrama de empresa

Como ya hemos dicho, el organigrama de una empresa refleja su estrategia y su organización. Voy a poner diferentes ejemplos que ilustran esta afirmación.

Organización centralizada

Es uno de los formatos más habituales, con una estructura muy jerárquica, en forma de pirámide. Se podría representar así:

organizacion centralizada

El inconveniente de este tipo de organización es que puede haber cierta desconexión entre los servicios centrales de la empresa y las necesidades del negocio, especialmente la parte comercial. Departamentos como finanzas, informática, o recursos humanos, que generalmente se consideran como servicios centrales, pueden llegar a estar alejados, tanto física como conceptualmente de las funciones productivas y comerciales. No olvidemos que las divisiones organizativas pueden crear algunas barreras administrativas en el funcionamiento del negocio. Y es algo que querrás evitar para maximizar la eficiencia.

Organización por división (descentralizada)

En el polo opuesto, nos encontramos con las empresas que deciden organizarse por unidades de negocio (business units en inglés). Si llevamos el concepto hasta su máxima expresión, nos encontraríamos con un organigrama de este tipo:

organizacion por divisiones

En este caso, el riesgo es que se pierda efectividad por las duplicidades entre las divisiones en algunas funciones de soporte. También puede haber incoherencias en las estrategias. Incluso, se puede generar una competencia entre divisiones, que puede ser positiva o al contrario perjudicar los beneficios del conjunto.

Organización matricial (intermedia)

Para tener las ventajas de ambos esquema, muchas empresas buscan una organización mixta. Es decir que las unidades de negocio tienen un peso importante, pero al mismo tiempo se conserva una organización central para dar soporte al conjunto. Se podría representar así:

organigrama matricial

Las direcciones de recursos humanos, informática, logística o finanzas dan servicio al conjunto de las unidades de negocio. Esas a su vez forman unas entidades coherentes dependiendo directamente de la dirección general. En este tipo de organización, suele haber menos barreras administrativas entre los servicios “centrales” y las divisiones operativas. Simplemente porque los primeros asumen que están al servicio de las segundas. Al mismo tiempo, esas funciones centrales aportan el formalismo y el control necesario para minimizar riesgos.

3º- Formatos de organigrama de empresa

Por funciones

Para presentar un esquema de organización de la empresa, en muchos casos los nombres de los encargados de los departamentos no son necesarios. Se mencionan las grandes funciones de la compañía y sus relaciones jerárquicas y funcionales. Es una forma de mostrar que la empresa no depende de una persona en particular.

Nominativos

En un esquema nominativo, se indican los nombres y apellidos de cada una de las personas que ocupan un puesto de trabajo en la empresa. Estos organigramas pueden llegar hasta el nivel de directivos y jefes de servicio, o incluir a toda la plantilla. Eso último a veces puede resultar complicado, dependiendo del tamaño de las empresas.

Con descripción de puesto

Para entender mejor la organización, a veces se detallan las funciones con el resumen de la descripción de puesto de las personas encargadas. Es especialmente importante en organizaciones grandes, donde un departamento de decenas de personas puede estar encargado de una sola función. Por lo tanto, para entender su funcionamiento, hay que bajar en el nivel de detalle.

Con datos estadísticos

Otra cosa que puede interesar es incluir algunos datos estadísticos para que la lectura del documento permita entender mejor la magnitud de las responsabilidades. Se integran en este tipo de formato datos como el número de personas a cargo, el importe de ventas o de compras, el valor total del crédito gestionado, y otras variables numéricas.

4º- El organigrama de una empresa vive

Ya lo dijo Darwin: no sobreviven los más fuertes, sino los que mejor se adaptan a los cambios. En el caso de las empresas pasa algo similar. Cuando trabajas durante un tiempo suficiente en alguna organización grande, te darás cuenta que desde la dirección no paran de modificar los modelos de estructura para buscar la forma más eficiente de funcionar.

Se crean y eliminan direcciones, departamentos, incluso estructuras jurídicas, en unas maniobras que a veces, para el empleado equis parecen absurdas y contraproducentes. Y, para qué negarlo,  a veces lo son. No es raro que se ponga en marcha una organización, a los pocos años se cambie drásticamente, para finalmente volver a un formato muy similar al original. Pero es que el mundo cambia, las tecnologías también, y un organismo que no se mueve corre el riesgo de morirse.

El reflejo de eso es que el organigrama de una empresa grande no para de cambiar. El mero hecho de que se vaya una persona de la empresa puede provocar una modificación de la organización, ya que las competencias de los trabajadores no siempre son equivalentes.

5º- Herramientas para hacer un organigrama de una empresa

Para terminar nuestro repaso sobre el tema, nos ha parecido importante dejarte algunos útiles y herramientas que puedes usar para elaborar tu propio esquema organizativo.

Herramientas de Office

Como la mayoría de los ordenadores vienen equipados con el Pack Office de Microsoft, quizás lo más sencillo es usar alguna de las herramientas a nuestra disposición.

La herramienta para presentaciones de Microsoft es bastante sencilla de utilizar. Con cuadros de texto y vincularlos con los conectores disponibles en los autoformas, se puede hacer un organigrama rápidamente, y personalizar colores y formas.

Es muy parecido al uso de PowerPoint, pero está especialmente pensado para diseñar documentos, por lo que suele ser una herramienta más precisa.

Herramientas online (gratuitas)

Una herramienta gratuita que te permite crear diagramas sin necesidad de registrarse. Accedes a un escritorio parecido al que tendrías instalado en tu PC y puedes arrastar formas, conectarlas, escribir, y todo lo necesario para crear tu documento.

Otra herramienta gratuita, con algunas funcionalidades Premium. Tiene un apartado específico para la creación de organigramas, que seguramente te pueda ser de mucha ayuda. No dudes en echarle un vistazo.

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7 pensamientos en “El organigrama de una empresa

    1. Hola, gracias por comentar. Lo que es importante es definir el rol de cada persona, para que cada uno tenga claro cuáles son sus responsabilidades.

  1. ME INTERESA EL TEMA YA QUE MI ESPOSA TIENE EN MENTE EN MONTAR UNA EMPRESA DE TURISMO EN UN PEQUEÑO MUNICIPIO DEL DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA EL CUAL, NO TIENE MÁS DE 6.500 HABITANTES Y ESTA A ORILLAS DEL RÍO CAUCA Y POSEE TODOS LOS CLIMAS SU ECONOMÍA ESTÁ BASADA EN AL AGRICULTURA, MINERÍA Y GANADERÍA Y SUS CONSEJOS SERÁN DE NUESTRO AGRADO

    GRACIAS

    1. Hola, supongo que su comentario se refería al artículo sobre montar un negocio en un pueblo. En el post hay muchas ideas de negocio. Si quiere comentar otra no dude en hacerlo a través del blog. 🙂

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