Cuando decides montar un negocio, en algún momento te tienes que plantear buscar trabajadores para tu empresa, y contratar a un empleado. En muchas empresas se necesita personal desde el minuto uno. En otros negocios es una decisión que viene después de un tiempo, cuando el volumen haya crecido tanto que sea imposible para el emprendedor (y sus socios) encargarse de todo lo importante.
En este artículo te hablaré de cuatro cosas:
- Como elegir a la persona adecuada para el puesto adecuado
- Como medir la rentabilidad de una contratación
- Qué pasos administrativos hay que dar
- Qué ayudas puedes conseguir
Desde el principio, te quiero dejar claro que lo más importante es escoger bien a la persona. Si quieres que tu proyecto tenga éxito, necesitas rodearte de personas capaces, motivadas e innovadoras.
¿Cómo saber a quien contratar?
1- Definir el puesto de trabajo
Si estás pensando: “tengo que contratar trabajadores para mi empresa“, no te apresures. Lo primero que vas a tener que hacer es preparar una definición de puesto. Es decir pararte a pensar cuales serán las responsabilidades y tareas principales del puesto de trabajo que piensas crear. Te lo puedes plantear de esta manera: ¿Qué valor añadido aportará la persona que ocupe este puesto, para la empresa y para los clientes?
No te equivoques: no eres una gran empresa, y por lo tanto no vas a entrar demasiado en formalismos. Si haces una separación de tareas demasiado estricta perderás flexibilidad. Pero si no defines el puesto de trabajo, tienes muchas probabilidades de enfrentarte a situaciones caóticas.
Otro punto importante es que los puestos de trabajo evolucionan en el tiempo, al igual que los modelos de negocio. En una empresa de creación reciente, es muy difícil que aciertes a la primera en definir los puestos de trabajo. Como siempre, adaptarse a la realidad, probando lo que funciona y lo que no te va a permitir hacer ajustes para ser más eficiente.
2- Definir el perfil ideal
Con la definición de puesto en la mano es mucho más fácil buscar un perfil de persona que encaje. Probablemente, tu reacción inmediata será pensar en contratar a alguien que tenga experiencia en puestos similares y una buena formación. La idea es tener una persona con metodología y conocimientos, capaz de organizarse en poco tiempo y que pueda aportar buenas prácticas de sus empleos anteriores.
Eso te puede valer la mayoría de las veces, pero me gustaría llamarte la atención sobre una cosa. Si quieres diferenciarte, ¿no es contraproducente contratar a alguien que ya venga “formateado” con métodos de trabajo de otras empresas? Es muy difícil deshacerse de los hábitos, tanto buenos como malos. Por lo tanto, a veces, tener experiencia en una función similar es el mayor freno a la innovación que puedes imaginar. Si quieres personas capaces de aportar ideas nuevas, quizás no deberías insistir demasiado en la experiencia previa en puestos similares.
3- Lo que no hay en un currículum
El currículum y la carta de motivaciones son las herramientas que tradicionalmente se usan para hacer un filtro dentro de los candidatos que respondan a tu oferta de empleo. De allí sale una lista reducida de personas que vas a entrevistar para ver si aspectos que no aparecen en un papel encajan con lo que quieres. Me refiero principalmente a la personalidad. Una entrevista no es la panacea, pero te ayuda a tener una buena idea del perfil de los candidatos.
El problema de un proceso así es que puedes estar perdiendo grandes talentos simplemente porque no cumplen con alguno de los criterios que has definido antes. Por eso es importante que no equivoques las prioridades. En algunos casos esto implicará tener que hacer más entrevistas personales, pero al final te puede compensar.
Lo que no hay en el currículum es más importante que lo que hay. La experiencia se adquiere, la formación se aprende, pero lo que define a una persona: sus cualidades, defectos, inteligencia, gestión de emociones suele variar mucho menos. ¿A quién prefieres? ¿A una persona que lo sabe todo sobre su trabajo pero reacia al cambio? ¿O a alguien innovador, con capacidad de aprendizaje y una gran motivación?
4- Donde buscar empleados
- Publicar un anuncio: es un modo fácil y barato de buscar empleado. Tienes decenas de páginas y por desgracia hay muchas personas desempleados, por lo que tendrás muchas respuestas a cualquier oferta que pongas. Pero esto implicará que pases mucho tiempo descartando candidaturas, llamando a los candidatos y haciendo entrevistas. Tiempo que no dedicarás a tu negocio. Valora si te merece la pena.
- Contratar a una empresa de Recursos Humanos: es más caro pero también más cómodo. Te cobrarán entre un 5% y un 10% del sueldo anual de la persona como honorarios, pero normalmente solo si encuentran a alguien que contrates. Te simplifican las cosas pero también implica que los descartes no los haces tú, por lo que te puedes perder algunos perfiles interesantes por mucho que hayas definido anteriormente tus criterios con la empresa de selección.
- Buscar entre tus contactos: lo ideal es poder contar con alguien que ya conoces y cuyas habilidades profesionales aprecias. Quiero insistir en que me refiero a personas que ya has visto trabajar, no a una red de contactos en el sentido de contratar el primo, el amigo o el vecino. Buscamos a la persona ideal para el trabajo, no complacer a los demás.
- Viveros de empleados: contratar a un talento recién formado. Si buscas a una persona joven, con ganas de trabajar y sin prejuicios de trabajos anteriores, una pista interesante es ir directamente a la fuente. ¿Quieres a un cocinero? ¿Por qué no ir a una escuela de hostelería? Además hoy en día no solo las escuelas de negocio organizan jornadas de empleo (encuentro entre empresas y estudiantes). Piénsalo. Encima ayudarás a reducir el desempleo juvenil.
5- El dinero
Contratar es invertir, no gastar
Yo te recomiendo que en todo momento pienses en el salario como una inversión, no como un coste. Así quizás evites la tentación de pagar lo mínimo posible. Porque si pagas poco, puede que consigas atraer a algún talento, pero no conseguirás que se quede. El dinero no lo es todo (el interés del trabajo y el ambiente laboral son otros factores muy a tener en cuenta), pero todos trabajamos porque necesitamos dinero para vivir. Si te olvidas de esto no podrás establecer una relación de largo tiempo con personal cualificado.
Tienes muchos medios a tu disposición para incentivar económicamente a tus empleados. Variables que van de la definición de objetivos asociados a primas hasta una gratificación arbitraria (solamente porque piensas que esa persona lo ha hecho fenomenal se lo quieres agradecer con algo más que un golpecito en el hombro). Y por supuesto subidas de sueldo para las personas que se lo merecen.
¿Cuánto cuesta contratar a un trabajador?
- Primero, tienes que pensar en términos anuales. En España, cuando se habla del salario mínimo interprofesional, la cantidad es mensual, pero corresponde a un sueldo pagado en 14 pagas. Por lo tanto, 1.134€ mensuales corresponden a 15.876€ anuales.
- Después, tienes que añadir el coste de la Seguridad Social a cargo de la empresa. Sin entrar en cálculos exactos, cuenta con añadir aproximadamente un 35% al salario bruto. En el ejemplo anterior, el coste anual sería de 21.432€.
- Luego tienes que pensar en otros gastos asociados a la contratación. Comprar o alquilar material informático, pagar la gestoría para las nóminas, etc. Son cantidades pequeñas pero hay que tomarlas en cuenta.
6- El contrato
Tendrás que decidir entre contrato eventual y contrato fijo. Como esos conceptos se han desnaturalizado tanto en España, déjame que te de mi definición personal.
- Contrato eventual: contrato de duración definida (por una fecha o la realización de un trabajo). Deberías usarlo solamente si necesitas a una persona por un tiempo definido. Ejemplos: campaña de navidad, sustitución de personal en verano, desarrollo de un proyecto…
- Contrato fijo: contrato de duración indefinida. El que tienes que usar si se trata de un puesto de trabajo que se va a mantener a largo plazo. El contrato fijo te permite establecer un periodo de prueba (normalmente seis meses), por lo que tienes derecho a equivocarte y rescindir el contrato, igual que lo puede hacer el empleado si no está satisfecho. Algunas empresas ponen un periodo de prueba de más tiempo (he visto hasta de un año). En mi opinión, si en seis meses no has sido capaz de saber si la persona vale el problema eres tú y no el empleado.
Medir la rentabilidad de una contratación
He querido añadir este apartado porque creo que es un aspecto que muchas veces las empresas no toman suficiente en consideración. Implica mirar en dos direcciones: el coste del trabajador (algo relativamente fácil de calcular) y el valor añadido (en general muy difícil).
- Coste del empleado: su salario anual, la cotización a la seguridad social, los recursos que usa (transporte, suministros, etc.)
- Valor añadido: la valoración (económica o no) de lo que aporta un empleado. Se pueden explorar algunas pistas:
- Ventas y márgenes aportados (principalmente para comerciales y productivos).
- Ahorros conseguidos (compradores, administrativos).
- Ideas aportadas (aunque no se puedan expresar en números).
Si optas por definir unos objetivos en cifras para tu empleado, podrás tener unos indicadores de seguimiento para valorar lo que aporta. No es la panacea y no se adapta a todas las situaciones, pero la idea es que tengas una aproximación del valor que genera una persona.
Es muy subjetivo, pero de vez en cuando tienes que plantearte cuanto te cuesta y cuanto te aporta cada empleado.
Pasos administrativos
El proceso, los requisitos y documentos para contratar personal. Este procedimiento es la respuesta a la pregunta “¿cómo contratar a un empleado?“.
Una aclaración. Esos pasos también son válidos para autónomos. Lo comento porque más de una vez he tenido la pregunta en el blog de “soy autónomo y quiero contratar a una persona, ¿Cómo lo hago?” Pues el proceso es el mismo que para las empresas. Concretamente, hay que seguir el proceso que he detallado a continuación.
1- Inscripción de la empresa en la Seguridad Social
Si no has tenido empleados antes, tienes que registrar tu empresa en la Seguridad Social para que te atribuyan un número de empresario (Código de Cuenta de Cotización). El modelo es el TA.6.
2- Alta del trabajador
De nuevo es un trámite a efectuar en la Seguridad Social. En el caso de que sea el primer trabajo que haya tenido la persona que vas a contratar, primero habrá que afiliarla a la Seguridad Social mediante el formulario TA.1. Una vez la persona ya este afiliada (o si ya lo estaba), se da de alta con el modelo TA.2.
3- Comunicación a los servicios de empleo
Cuando quieres contratar trabajadores para tu empresa, también estás obligado a comunicar a los servicios de empleo los nuevos contratos (también las modificaciones, prorrógas, etc.). Se puede hacer acudiendo a una oficina o por vía telemática, en el portal del SEPE.
4- Trámites mensuales
Una vez que ya tengas un empleado en nómina, tendrás que hacer las cotizaciones mensuales (TC2), notificar las altas y bajas y notificar las altas y bajas por razones médicas. Probablemente es buena idea que te apoyes en una gestoría para estos temas, salvo que dispongas de una estructura administrativa suficiente.
Ayudas a la contratación
En mi opinión, las ayudas no deben ser nunca el motivo para contratar a una persona en lugar de otra (lo que importa es encontrar al mejor perfil posible). Pero también sería una tontería desaprovechar las subvenciones si las hay. La filosofía de esas ayudas es fomentar los contratos fijos y ayudar a que algunos colectivos (jóvenes, mayores, discapacitados) tengan un acceso más fácil al mercado laboral.
Las ayudas más habituales son subvenciones a empresas para contratar desempleados, jóvenes o mayores de cierta edad, además de ayudas a grupos específicos.
Como las ayudas varían con el tiempo (las últimas modificaciones son de hace unos pocos meses), lo mejor es que consultes directamente lo que hay en la web de la Seguridad social. Tienen un PDF bastante bien preparado.
Beneficios en la cotización a la Seguridad Social
¿Entonces? ¿Eso es lo que tengo que saber para contratar trabajadores para mi empresa?
Sí. Esto es lo que te quería contar sobre contratar a un empleado. En el próximo capítulo de la guía para montar un negocio hablaremos de encontrar un local.
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