Gestión y control personal del tiempo

control de tiempoTanto si tienes una empresa con empleados o si estás trabajando por tu cuenta, sabrás lo importante que es la gestión del tiempo (el tuyo y el de tus empleados). Es el bien más escaso, y una gran parte de tus esfuerzos tienen que centrarse en optimizar la organización y la carga de trabajo para que tu empresa pueda ser rentable. Hablemos un poco de gestión y control del tiempo.

Horario de trabajo y productividad

Hay que reconocer que vivimos en un país donde la cultura está muy orientada a hacer muchas horas, en lugar de pensar en términos de productividad. Basta ver como a menudo sale en las noticias que los españoles trabajan más horas que los alemanes, y muchas personas lo interpretan como que aquí se trabaja más. Pero es un planteamiento totalmente equivocado. No cuentan las horas sino la productividad.

Es algo que he notado en las empresas en que trabajé en el pasado, donde muchos ejecutivos veían con muy malos ojos que sus trabajadores se fueran a la hora estipulada, como si quedarse más tarde fuera una señal de profesionalismo. En los países anglosajones, quien se queda más tarde es porque no ha sido capaz de hacer el trabajo que le corresponde en su horario laboral, y eso se ve mal.

Lo más eficaz entonces, es pasar ocho horas en la oficina, centrado únicamente en el trabajo, resolviendo las cosas más importantes, sin perder tiempo en reuniones que se alargan sin aportar soluciones, o en pausas en la máquina de café para hablar de los últimos resultados de fútbol, o en comidas “de trabajo” fuera de la oficina que duran 3 horas.

Para mostrar a lo que me refiero, navegando me he encontrado con este vídeo que de manera muy graciosa muestra la realidad de muchas empresas (puedes encontrar más información de Cucorent en su página web).

Al final, la situación ideal sería no tener que mirar los horarios. Un jefe debería juzgar a sus empleados por sus resultados y su desempeño. Si tienen que salir tarde, puede ser porque no rinden lo suficiente o porque la carga de trabajo es demasiada. Si acaban mucho antes de la hora, puede ser porque son muy buenos o porque les falta trabajo. Un buen jefe debería conocer suficientemente su área para entender lo que está pasando y hacer ajustes.

Pero, ¿hace falta controlar los horarios?

Como iba diciendo, en un mundo ideal no haría falta saber cuántas horas ha echado Fulanito. Pero no vivimos en un mundo ideal. Déjame que te cuente una historia real que ocurrió en una de las empresas donde trabajé.

En aquella empresa, se fichaba al entrar y al salir del edificio, con unos pórticos similares a los que encuentras en el metro. La compañía disponía en las instalaciones de un restaurante para empleados, y al principio, por motivos prácticos, se había decidido que por defecto se contaría un tiempo de una hora para la comida, sin poner control de tarjetas.

¿Qué pasó? Algunos empleados vieron la oportunidad de trabajar menos. Esos eran los primeros en irse a comer, y se quedaban dos horas en el restaurante. De esta forma, trabajaban una hora menos todos los días. Como era una empresa muy grande, había cierta aceptación por parte de la dirección. Era un asunto difícil de demostrar, y poner lectores en el restaurante suponía una inversión.

Pero algunos de esos empleados, una vez acostumbrados a su pausa de dos horas (una de ellas cobrando), empezaron a quejarse a los sindicatos por el tiempo extra que echaban en el trabajo. Porque claro, al tomar una hora más de pausa y trabajar solo 7 horas al día, algunas veces tenían que quedarse un poco más para terminar su trabajo. Si un día trabajaban 7h30, por ejemplo, en el sistema de control de horas aparecía que habían trabajado 8h30.

Los sindicatos, datos en mano, reclamaron que las horas adicionales se pagasen o se pudiesen disfrutar como días libres, una petición razonable si realmente se hubiese trabajado de más, pero extravagante sabiendo que muchas personas que reclamaban en realidad trabajaban menos.

La respuesta de la empresa fue contundente: instaló lectores de tarjetas a la entrada y la salida del restaurante, y aquellos que abusaban del sistema se dieron cuenta que tenían que quedarse más tarde cada día para hacer las horas mínimas requeridas.

Por eso hace falta poner sistemas de seguimiento como los dispositivos para el control de horas de Cucorent, la empresa que produjo el video antes mostrado. Si te estás preguntando cómo funcionan este tipo de tecnologías, puedes encontrar más información en su página web, porque hoy en día la realidad supera a la ficción, con sistema de reconocimiento de huellas dactilares, o biométricos, unas cosas impensables hace unas décadas.

antoine 80
Me llamo Antoine Kerfant y llevo 7 años asesorando a emprendedores.

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