Como organizarte a la vuelta de vacaciones

trabajoHoy muchas personas han vuelto al trabajo. Otras muchas lo hicieron hace unos días y algunas afortunadas todavía disfrutan sus vacaciones. A la vuelta, puede ser complicado adaptarse, frente a la avalancha de correos electrónicos o tareas pendientes en general. Para que la vuelta no sea tan traumática, te propongo una lista de consejos de sentido común para organizarte.

Ve por etapas

Mientras estabas ausente, han ido llegando tareas en forma de correos electrónicos, sobres, mensajes en el buzón del teléfono, u otras. De haber estado, podrías haber tratado esos asuntos poco a poco, y nunca hubiesen formado la montaña que parecen ahora. Pero allí tienes la respuesta: si vas por etapas, poco a poco podrás resolver esas tareas, a la vez que desaparecerá el estrés frente a tanto por hacer.

Dijo Henry Ford que “nada es especialmente difícil si lo dividimos en tareas pequeñas”, y en este caso, tienes que enfrentarte a cada tarea, no al conjunto de ellas.

Prioriza

Las tareas en el trabajo se puede clasificar en función de dos criterios: la importancia y la urgencia. Si tomas unos minutos para identificar cada cosa que tienes que hacer en función de esos criterios, podrás priorizar tus acciones. Obviamente, lo primero que tienes que hacer son las tareas importantes y urgentes, y lo último las que no son ni lo uno ni lo otro. Entre medias, tendrás que ir eligiendo si es más adecuado resolver las urgentes no tan importantes o las importantes que no son tan urgentes. Ten cuidado en no descuidar las importantes, porque aunque no sean urgentes, si dejas pasar el tiempo pueden serlo.

Fuera distracciones

Es muy fácil dejarse distraer por un mensaje de WhatsApp, una llamada de teléfono, un correo electrónico, o un colega que pasa a saludar. Pero se pierde mucho tiempo en volverse a concentrar en una tarea, además del tiempo que se pueda haber perdido durante la interrupción. Otro riesgo es empezar una tarea y ponerse con otra antes de haber terminado la primera.

Hay que tomarse las tareas una por una y minimizar las interrupciones. Créeme, la mayor parte del tiempo somos los responsables de dejarnos interrumpir. Son raras las situaciones en las cuales la interrupción es realmente urgente e importante a la vez.

vuelta de vacaciones
Reparte el trabajo en función de tu rendimiento durante el día

Hay personas a quienes les cuesta ser productivas en las primeras horas de la mañana mientras otras arrancan muy fuerte. Cada persona es diferente, pero con la experiencia, deberías saber cuál es el momento del día más adecuado para las tareas más complicadas, las que te exigen reflexión y foco. Reserva esos momentos para lo más delicado, mientras podrás hacer otras cosas más sencillas cuando no tengas el mismo nivel de productividad.

Automatiza

¿Tienes la sensación de estar perdiendo mucho tiempo haciendo tareas insignificantes pero repetitivas? Puede que te merezca la pena invertir algo de tiempo en ver si hay formas de automatizar esas tareas. Quizás una plantilla de respuesta para ciertas peticiones te pueda ser de ayuda, por ejemplo. O aprender algunas funciones de Excel. Normalmente lo repetitivo se puede automatizar bastante, al menos parcialmente.

Limpia

Organiza tu espacio, tanto físico como virtual. Tener muchos papeles amontonados en tu escritorio o correos electrónicos de hace años en tu bandeja de entrada no te ayuda en nada, y puede aumentar la sensación de exceso de tareas por hacer. El orden aporta tranquilidad, así que no dudes en gastarte unos minutos en hacer un poco de limpieza.

Personaliza

En un día, pasamos la tercera parte de las horas durmiendo. De lo que queda, el trabajo es probablemente lo que más nos ocupa, con la mitad de las horas. Trabajar no es solo una necesidad, es parte de tu vida, y como tal tienes que estar en un entorno personal, aunque no tengas mucha libertad para hacerlo. Quizás no puedas personalizar tanto como yo (trabajo desde casa), pero deberías pensar en elegir algunos detalles para hacer un poco más tuyo el espacio. Eso también ayuda a la vuelta al trabajo, y durante todo el año.

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