¿Cómo facturar en un pequeño negocio?

El otro día, en un viaje en Blablacar, tuve la oportunidad de participar en una conversación interesante respecto al tema de la facturación en las Pymes, entre un administrativo que llevaba la contabilidad de un negocio, un emprendedor que pensaba en hacerse cargo del negocio familiar y yo. Y como me gusta convertir esas conversaciones en artículos útiles para los lectores, os voy a contar un poco lo que se comentó.

Lo más importante

Antes de hablar de herramientas, creo que es fundamental destacar que lo más importante respecto a la facturación es asegurar que los documentos que emites contienen toda la información legal necesaria, por una parte, y que tengas un control claro de las facturas pendientes y de los próximos vencimientos, para evitar los impagados y los retrasos.

Poco importa si usas una herramienta totalmente integrada o si haces tus facturas una a una con hoja de cálculo, siempre que al final esos dos aspectos estén controlados. Eso sí, algunas herramientas y formas de trabajar son más eficientes que otras, y como el tiempo es un recurso escaso en una pequeña empresa, el segundo paso es buscar los útiles adaptados a tu situación.

¿Qué herramientas puedes usar para facturar?

  • La mayoría de los negocios empiezan usando el editor de texto o la hoja de cálculo para elaborar sus facturas. El límite de esa solución es que suele consumir bastante tiempo (y por lo tanto no es muy eficiente si tienes muchas facturas), y el resultado no suele ser muy bonito, con lo que implica al nivel de imagen de marca.
  • Otra herramienta que puedes usar es una plataforma online, como por ejemplo Invoice Home, donde encuentras cientos de plantillas diferentes, que te permiten emitir facturas mucho más profesionales. Que tu negocio sea pequeño no es impedimento para que las facturas se vean elegantes y cuidadas como las de una gran empresa.
  • También existe la posibilidad de contratar un software de contabilidad integral, pero para los pequeños negocios, a menudo esas herramientas representan un coste excesivo, simplemente porque las necesidades del negocio no requieren tantas funcionalidades.

¿Cómo tener el control de las facturas pendientes?

Como comentaba antes, es fundamental tener claro en todo momento lo que deben los clientes, ya que te permite evitar tener una exposición exagerada al riesgo de impagado de un deudor en particular, y sobre todo, te permite planificar los cobros y evitar los retrasos. Para eso, son necesarias dos cosas:

  • La primera, es que controles los cobros (en el banco, en metálico, por tarjeta, lo como sean) con una frecuencia diaria o casi, para que sepas cuales son las facturas que has cobrado, y las que no.
  • La segunda es organizar las facturas por vencimientos, para poder tomar acciones como una llamada de recordatorio al cliente unos días antes del vencimiento (especialmente si sabes que se suele retrasar). Para eso es importante que las facturas tengan las fechas de vencimiento correctas, es decir que corresponden a las condiciones de pago pactadas con los clientes.

De nuevo, para este seguimiento, tienes muchas opciones, siendo la hoja de cálculo la que más flexibilidad suele aportar para un pequeño negocio, si el número de facturas no es muy elevado. En la conversación que tuvimos, el administrativo mencionó que en su empresa, debido al volumen de facturas, había optado por diseñar una base de datos en Access, en lugar de usar la hoja de cálculo. Pero al mismo tiempo repetía que lo importante no es la herramienta, sino el control que se ejerza sobre las facturas y los cobros. Y en esto estoy totalmente de acuerdo con él.

Por supuesto, para negocios más grandes o con muchos volumen de facturas, se puede pensar en usar algún software de contabilidad, pero solo cuando la cantidad de datos a tratar lo justifique.

antoine 80
Me llamo Antoine Kerfant y llevo 7 años asesorando a emprendedores.

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