Las herramientas modernas han modificado completamente las formas de trabajar. La mayoría de las veces ha sido para bien, con un incremento de la productividad, pero también tienen sus inconvenientes. El principal es sin duda que estamos continuamente sometidos a nuevas informaciones (llamadas, mensajes, correos electrónicos) que pueden distraernos de lo importante. De allí que haya querido darte algunos consejos básicos de organización.
Tu carga de trabajo no es una existencia de materias primas
Si nos paramos a pensar un poco, una carga de trabajo tiene mucho que ver con una existencia de materias primas. No paran de entrar nuevos trabajos pendientes mientras con tu esfuerzo conviertes los que ya estaban en producto acabado.
De hecho, una proporción muy importante de los trabajadores emplean con su carga de trabajo dos de los métodos más habituales de valorización de existencias. Unos optan por el LIFO (Last in, First out) es decir que tratan con mayor prioridad los últimos trabajos que han recibido, mientras otros, probablemente la mayoría, son adeptos del FIFO (First in, First out), y procesan las cosas de forma cronológica, empezando por las más antiguas.
Sin embargo, en mi opinión es una equivocación tratar la carga de trabajo como un stock, porque no se trata de algo uniforme, ni mucho menos.
Prioridad y urgencia
En efecto, las tareas laborales se pueden diferenciar usando dos criterios: su importancia (también llamada relevancia o prioridad) y su urgencia. Lo más difícil es sin duda darse cuenta de cuales trabajos son importantes y cuales no. La urgencia suele ser más evidente, porque viene asociada con fechas y plazos.
Si usas esos dos criterios, podrás clasificar tu trabajo en 4 categorías:
- Importante y urgente: sin duda alguna, esa es la categoría que requiere tu máxima atención y dedicación. No solo tienes que dar una respuesta rápida, sino que tienes que esmerarte por lo prioritario del tema.
- Importante pero no urgente: debes dedicar tiempo a esas tareas, y en la medida de lo posible solucionarlas completamente antes de que se conviertan en urgentes, porque por lo general el trabajo pausado da mejores resultados.
- Urgente pero no importante: esas tareas son engañosas. En muchas ocasiones pensamos que por ser urgentes requieren de nuestra atención inmediata, olvidándonos que si no son importantes, tenemos la posibilidad de no tratarlas, o de negociar un plazo. En mi opinión es mejor dedicarse a lo importante no urgente antes que al urgente no importante.
- Ni importante ni urgente: en teoría no deberíamos prestar mucha atención a esas tareas, salvo que sean las únicas que queden por hacer, pero a veces las anteponemos a las otras categorías, por motivos poco relevantes como por ejemplo que son tareas que nos gustan más que las demás.
Escapa de las distracciones
Comentaba en introducción que las herramientas de comunicación actuales nos someten a muchas distracciones. Pero en realidad, la mayoría del tiempo somos los responsables de esas interrupciones. Nadie nos obliga a revisar 20 veces al día la bandeja de llegada del correo electrónico, los mensajes del Whatsapp, o lo que se haya publicado en Facebook y Twitter. Si nos llaman mucho al móvil, tenemos la posibilidad de cortar el sonido si queremos tranquilidad para avanzar sobre un asunto que lo requiera.
Está demostrado que las interrupciones son un gran enemigo de la productividad laboral, y no precisamente por el tiempo de interrupción, sino porque nuestro cerebro tarda en adaptarse a los cambios, y que tras cada distracción, son necesarios varios minutos de concentración para volver a estar al 100% sobre un asunto.
Para escapar de las distracciones hay soluciones sencillas. Con mirar dos veces al día tu correo electrónico tienes suficiente. No te preocupes, si hay algo muy urgente encontrarán la forma de contactar contigo. También tienes derecho a apagar el móvil, cerrar la puerta de tu despacho y pedir que no te molesten. Ya verás lo rápido que avanzan las cosas.
Haz primero lo que no te gusta
Además de los criterios de importancia y urgencia, mi último consejo es que hagas primero lo que no te gusta. A todos nos gustan más algunas tareas que otras, y tendemos a hacer primero las que nos agradan. Pero con eso corremos el riesgo de demorar cosas importantes solamente por preferencias personales. Además, si pones como último lo que menos te gusta, cuando le llegue el turno ya estarás cansado, lo que suele implicar todavía menos motivación. Haz lo contrario. Usa tu motivación para acabar con las cosas que no te gustan primero.
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