¿Seguro que no estás haciendo tonterías? (una de cultura de empresa)

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A veces cuesta tanto pedalear para subir la cuesta que no te paras a pensar ni en lo que estás haciendo. Pero, ¿estás seguro que no estás haciendo el tonto, o peor aun, desperdiciando el bien más escaso: el tiempo? Te voy a contar una historia real para que veas como las empresas (es decir las personas) pueden perder totalmente la perspectiva y tirar su tiempo y dinero a lo tonto.

Once upon a time in France

El caso real y díficil de creer que te voy a narrar me lo contó hace años un profesor de la universidad cuando estudiaba en Francia. Este señor, que nos enseñaba estrategia, tenía como actividad principal la consultoría de empresas. En los ochenta había participado a una misión en uno de los mayores bancos de Francia (no te voy a decir cual). Durante los trabajos, lo que más le había llamado la atención era un procedimiento para el cual no encontraban explicación, por mucho que preguntaran.

El banco en cuestión tenía oficinas, cada una de las cuales tenía su código. Había oficinas ZL+ 4 dígitos, ZO + 4 dígitos y el resto solo tenían 4 dígitos. Mi profesor observó que cuando las oficinas se mandaban documentación (en papel, eran los 80), en regla general se las mandaban directamente, salvo cuando una con código ZL enviaba algo a una con código ZO y viceversa. En este caso, la documentación se mandaba a una oficina centralizada en París, cuyo único propósito era reenviar el expediente hacia la oficina destinataria.

Los consultores no entendían el motivo. Lo preguntaron, pero nadie en la empresa fue capaz de explicárselo. Como no parecía haber una razón válida, simplificaron el proceso y eliminaron la oficina centralizada de redistribución.

La explicación

El final de la misión de consultoría coincidió con una gala de la empresa por algún aniversario empresarial. El banco invitó a los consultores a que pudieran disfrutar del evento, y mi profesor acudió. Aquella noche, mientras paseaba entre los invitados escuchó una frase que le llamó la atención. Hablaban dos personas mayores.

“¿Te acuerdas de ZL y ZO?”

Evidentemente, mi profesor no pudo reprimir su curiosidad, y les preguntó a las personas, dos antiguos empleados jubilados, de que iba el tema. Se sorprendió mucho al descubrir que la oficina central se había creado durante la Segunda Guerra Mundial, en un momento en el que Francia estaba ocupada por la Alemania nazi. El caso es que durante los primeros años, solamente el norte de Francia estaba ocupado, mientras el sur (con capital en Vichy) estaba supuestamente gobernado por los franceses. En otras palabras, existía una Zona Ocupada (ZO) y una Zona Libre (ZL).

En aquel momento, las comunicaciones entre las dos zonas eran complicadas, por lo que toda la documentación del banco que tenía que pasar de una zona a la otra pasaba por el filtro de una oficina centralizada.

Cuando Alemania ocupó todo el país, la oficina perdió su razón de ser, pero siguió funcionando. Cuando Francia fue liberada, menos razones había para la existencia de una oficina centralizada, pero siguió funcionando.

Enseñanzas

Parece mentira que en una organización tan grande una situación tan absurda se haya prolongado casi 40 años. Pero si recuerdas el cuento del experimento de los monos, sabrás que a veces la cultura de empresa es así: se hacen las cosas por inercia porque “siempre se hiciero así”.

¿Crees que estás a salvo de este tipo de error?

Siento decirte que no lo estás. Incluso en una organización empresarial tan simplificada que se resume a una sola persona pasan esas cosas. Porque cuando estás demasiado ocupado en hacer algo, pierdes de vista la perspectiva y dejas de preguntarte la cosa importante:

¿Sirve de algo lo que estás haciendo?

Me refiero a si de verdad estás haciendo algo que va a marcar la diferencia, o al contrario estás sumido en múltiples tareas intrascendentes que no te aportan valor.

¿Quieres ejemplos?

Ningún problema, aquí van algunos:

  • Dedicarse a conseguir más visitas cuando el problema es la conversión de esas visitas en venta (de eso te hablé hace unos días en el artículo sobre como conseguir clientes).
  • Revisar el correo electrónico varias veces al día.
  • Dedicar tiempo diariamente a revisar las estadísticas de Google Analytics.
  • Hacer lo que te gusta en lugar antes de hacer lo que no te gusta (incluso cuando sabes que lo segundo es más importante).
  • Perder tiempo en reuniones.
  • Un largo Etc.

La mejor forma de saber si estás haciendo cosas que funcionan es que definas tus indicadores de seguimiento, pero, cuidado, el diseño y el seguimiento de esos indicadores puede rápidamente convertirse en una de esas actividades que consumen mucho tiempo y no aportan tanto. Porque lo importante es coger perspectiva, pensar y actuar, no mirar cifras ni hacer cuadros bonitos.

Reconócelo, todos hacemos el tonto de vez en cuando. El trabajo puede ser una trampa donde te quedas atrapado haciendo tareas sin sentido. Procura parar de vez en cuando y mirar las cosas con perspectiva, por mucho estrés que tengas en este momento. El tiempo que dediques a reflexionar es muy valioso: te ahorrará mucho tiempo y solo así te darás cuenta de cual es tu oficina centralizada de redistribución.

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