Vivimos en la sociedad de la información. Las empresas dependen en su día a día de datos, noticias, ideas y cifras que condicionan las decisiones de sus líderes. Aceptar la importancia de la información y de la comunicación implica saber cuando divulgar información y cuando callarla. Esa idea me lleva a evocar en un artículo el tema de la confidencialidad en la empresa. No es un asunto baladí. ¡Veámoslo!
¿Qué es una información confidencial?
Es importante definir correctamente el nivel de confidencialidad de los datos. Con un filtro demasiado severo, la información no circula libremente en la empresa y se pierden oportunidades, porque muchas personas desconocen elementos importantes que podrían influir en su decisión. Con un filtro demasiado laxo, se corre el peligro de perder el efecto de sorpresa en algunas acciones, crear problemas innecesarios por la divulgación de datos a empleados que no deberían conocerlos. Sin contar, por supuesto, el riesgo de poder alertar a la competencia sobre decisiones estratégicas.
Hay al menos cuatro grandes grupos de informaciones confidenciales.
- Las que marca la ley, y especialmente todo lo relacionado con la Ley de Protección de Datos.
- Las que marca la estrategia de la empresa. Es decir, aquellas informaciones que deben de permanecer conocidas de un pequeño grupo de personas para maximizar la posibilidad de éxito de las decisiones tomadas.
- El respeto de los acuerdos de confidencialidad firmados con terceras partes, en particular clientes, proveedores, empleados, y otros terceros.
- Las informaciones que no tienen un carácter directamente estratégico, ni cuya protección está obligada por ley o contrato, pero que se puede considerar mejor conservar en silencio por diversos motivos, entre los cuales está mantener un ambiente laboral positivo.
Una organización de la información
Las empresas jóvenes a menudo menosprecian la importancia de clasificar la información. Son organizaciones pequeñas, muy flexibles, y establecer procedimientos internos les parece demasiado rígido y hasta contraproducente.
Sin embargo, cuesta bastante poco clasificar las informaciones y separarlas en función de su confidencialidad. Sea por motivos legales, o por razones estratégicas, los datos más sensibles pueden ser fácilmente protegidos con medidas tan sencillas como claves en los ficheros electrónicos, contraseña de acceso en los ordenadores, o simplemente armarios cerrados con llaves.
Destrucción de los datos sensibles
Incluso cuando las empresas tienen cuidado en proteger la información confidencial mientras es vigente, en ocasiones rompen totalmente la cadena de protección cuando llega la hora de deshacerse de documentos. Muchas personas simplemente tiran los papeles a la basura. Algunas, un poco más preocupadas, los rompen manualmente. Sin embargo, para una mayor eficacia, lo recomendable es usar una destructora de papel. Seguro que puedes encontrar alguna a un precio razonable.
Cuando los volúmenes son importantes, no puedes tener a una persona pasándose día destruyendo papeles metiendo pequeñas cantidades a la vez. En ese caso, probablemente la mejor solución sea contratar a una empresa de destrucción de documentos, que se encargará de asegurar que no queda ni rastro de la información confidencial que se le entrega.
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El objetivo de este artículo era hacerte reflexionar sobre el tema de la confidencialidad. Ahora te dejo que analices cuales son las informaciones que deberías proteger y mantener en silencio, y con que medidas lo puedes hacer.
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Gracias
Hola, como puedo sacar mi empresa de la Internet. Yo no la puse,
Supongo que puede contactar con cada página para preguntar donde obtuvieron los datos, y hablar con esa fuente para saber si puede eliminar su empresa de las bases de datos. Pero es posible que algunas bases sean públicas por ley. No conozco en detalle la legislación al respecto.