¿Estás seguro de que no hay fraude en tu empresa?

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Es un asunto del que no se habla mucho pero que supone cada año pérdidas millonarias. El fraude en la empresa es por definición difícil de medir, porque muchos no son detectados, pero incluso en una organización pequeña puede ocurrir. La buena noticia es que hay formas relativamente sencillas de luchar contra este problema, y hoy te voy a proponer algunas soluciones.

Tipos de fraude

Básicamente, los empleados de una empresa o los socios tienen dos formas de perjudicar a su compañía: para lucrarse personalmente (lo que de toda la vida se ha llamado robo) o para demostrar mejores resultados de los que tienen (maquillaje contable para quedar bien).

Me voy a centrar principalmente en la primera categoría, ya que el segundo caso suele ocurrir más en organizaciones más grandes. Si te interesa el asunto, te recomiendo ver una de las películas para emprendedores que cité hace algún tiempo: El gran farol (Rogue Trader) con Ewan McGregor.

Los fraudes más habituales en las empresas son:

  • El consumo indebido de materiales y servicios. La típica situación en la que las personas hacen llamadas personales desde el teléfono de la empresa, se llevan material de oficina, o usan el coche de empresa para viajes personales. Normalmente no representan un gran coste para la empresa, sin embargo es peligroso permitirlos porque las personas se suelen acostumbrar a abusar, provocando cada vez más consumos indebidos y contagiando esas malas prácticas a otras personas en la empresa.
  • Inflar las notas de gasto. Este es el deporte preferido de algunos profesionales. Poner algunos kilómetros de más, añadir gastos de difícil justificación, incluir comidas y cenas personales, son algunos de los trucos más habituales. Según varios estudios, el fraude con las notas de gastos es la mala práctica más extendida en las empresas. Los comerciales son los más susceptibles de recurrir a este truco, simplemente porque son normalmente los que tienen que presentar notas de gastos.
  • Robo de inventario. Escalamos un peldaño en la gravedad. En este caso ya no hablo de aquel que se lleva 3 bolígrafos, sino de personas que roban los productos de la empresa. Es un riesgo importante en las actividades industriales y de distribución. Cuanto más grandes sean las existencias, más desapercibida pasa la desaparición de un artículo. Algunos empleados sin escrúpulos lo venden después con beneficio propio, o se lo quedan.
  • Compras falsas. Pueden ocurrir de dos maneras. O una persona del departamento contable realiza algunas transferencias sin justificación y las contabiliza como gastos, o un responsable con derecho a autorizar compras se pone de acuerdo con un proveedor para que facture un producto u servicio inexistente. O simplemente el responsable de compras se pone de acuerdo con el proveedor para pagar un precio por encima del mercado, y se queda con una comisión.

¿Quién comete fraude en la empresa? 

Hay al menos tres perfiles de personas que suelen en el mejor de los casos abusar de la situación, y en el peor, robar descaradamente los activos de la empresa.

  • El pequeño abusón. Corresponde a la primera categoría de fraude que cité al principio. Puede ser prácticamente cualquier persona. Se aprovechará del descontrol en la empresa para llevarse algunas cosas de cuanto en cuanto, pero dentro de unos límites. Probablemente esta persona considere que no esté haciendo nada malo, que es razonable, y que los demás también lo hacen.
  • El desesperado. Se trata de personas que por alguna situación en su vida necesitan conseguir dinero rápido y si ven una oportunidad para llevarse algo, la aprovechan sin pensar en las consecuencias. Hacen cosas como llevarse el dinero de la caja, mandarse una transferencia a su propia cuenta o robar algo muy valioso del inventario. Lo hacen porque tienen un problema con el juego, porque tienes grandes dificultades económicas, o incluso a veces porque se han enamorado y quieren impresionar a la otra persona (lo citó porque es un caso que me contaron de primera mano). Normalmente, les pillan sin mucha dificultad, porque no lo pensaron mucho y dejan un rastro obvio.
  • El listo. En un estudio de una famosa consultora, aparecía un dato interesante. La mayoría de los fraudes importantes son organizados a lo largo del tiempo por personas muy respetadas en la organización. Suelen ser empleados con responsabilidades intermedias y que gozan del aprecio y de la confianza de sus superiores. Precisamente, el estar fuera de sospecha hace que se tarde mucho en atraparles, sobre todo si han instaurado un sistema elaborado.

Sé del caso de un director de personal que engaño a sus superiores durante años en Francia. Había creado un empleado ficticio, ubicado en una oficina de menor importancia. Cada vez que le pedían un listado de personal eliminaba el nombre del informe. Como nadie se dio cuenta, amplió la falsa plantilla con hasta 3 personas más. No se olvidaba de hacer que sus empleados fantasmas se casaran o tuviesen hijos, para cubrir las primas previstas en el convenio de la compañía. A cambio, casi no tomaba días de vacaciones. Le cazaron por un descuido: había olvidado hacer la declaración de la renta de sus fantasmas, y cuando Hacienda cruzó datos con la Seguridad Social, buscaron a esas personas. Como no conseguían respuestas, llegaron hasta su lugar de trabajo, y se descubrió todo.

 ¿Cómo luchar contra el fraude? 

No siempre es fácil descubrir el fraude, porque ningún sistema es perfecto. Pero tienes algunas armas a tu disposición para minimizar el riesgo.

  • Separación de tareas. Este es un requisito mínimo. No puedes dejar que una misma persona tenga el poder de autorizar un gasto y de efectuar el pago. Separando las tareas, haces mucho más difícil el desviar dinero. Dos personas tendrían que ponerse de acuerdo para el fraude, y eso es menos probable.
  • Confianza, pero con control. Es importante que confíes en la gente con quien trabajas, pero a veces nos olvidamos que confianza y control no son incompatibles. Debes dejar margen de maniobra a tu equipo pero al mismo tiempo tienes que controlar de forma periódica y aleatoria lo que están haciendo. Por ejemplo, con un responsable de compras, deberías verificar de vez en cuando si ha negociado diversos presupuestos con otras empresas antes de optar por una en particular, e incluso puedes comprobar si los presupuestos son verídicos y representativos.
  • Indicadores de seguimiento. Un mínimo de control de gestión te sirve para identificar variaciones sospechosas, pérdidas sin explicaciones, o hacer comparativas. Por ejemplo, si aumentan los gastos de representación de una persona o de un departamento, puedes investigar y ver si alguien está inflando sus gastos. O si el inventario de las existencias siempre identifica diferencias en contra de la empresa, deberías profundizar para saber si son errores o si alguien está robando.
  • Contundencia con quien haga trampa. Si encuentras a alguien robando, no debes pensártelo dos veces. Actúa con todas las de la ley y haz un ejemplo. Es la mejor forma de demostrar al resto de las personas que no merece la pena.

¿Has tenido algun caso de fraude? ¿Qué fue? ¿Como se resolvio? Puedes compartir tu experiencia en la sección de comentarios.

 

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