8 consejos para gestionar mejor tu tiempo

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Hoy vamos a hablar un poco de organización del trabajo. Para el emprendedor es un aspecto fundamental, porque la naturaleza de su actividad hace que tenga que cubrir una enorme amplitud de funciones, que muy rápidamente podrían saturarle y llevarle al fracaso. Gestionar el tiempo es aprender a gestionarse mejor. Al fin y al cabo, un día siempre tiene 24 horas.

1º-    Si te sientes desbordado, planifica

La sensación más habitual de un emprendedor es que pese a dedicar muchos esfuerzos a distintas tareas, tiene la sensación de que no llega nunca. Se siente desbordado, lo que le provoca estrés y agobio. Tiene muy claro lo que tiene que hacer pero la acumulación de tareas pendientes le desanima.

Normalmente esta situación viene por una insuficiencia o directamente una ausencia de planificación. La solución es sencilla. Basta con tomar el tiempo para organizar las tareas dentro de nuestra agenda. Empezaremos con una, la terminaremos y pasaremos a la siguiente. Todo esto de forma estructurada, determinando las fechas de los eventos más importantes de los procesos. Por ejemplo, si tengo que decidir con que proveedor voy a trabajar planificaré una semana para las visitas, otra semana para repasar las propuestas y pondré una fecha tope para la decisión final.

2-    Planificar está bien, pero también tienes que priorizar

No todas las tareas tienen la misma importancia. Algunos emprendedores caen en otro problema: tratar los problemas a medida que vienen llegando. De esta manera, el último asunto del que tenemos conocimiento se convierte en nuestro tema del día. La consecuencia es que muchos trabajos se quedan sin hacer porque siempre nos llegará otro que nos distraerá del que estábamos haciendo.

La solución es priorizar los asuntos. Básicamente se pueden categorizar las tareas en función de dos variables: su importancia y su urgencia. En primer lugar nos ocuparemos de los temas importantes e urgentes, luego de los urgentes que no son tan importantes, luego de los importantes que no son tan urgentes, y si nos queda tiempo, ya nos pondremos con los que ni son urgentes ni son importantes.

3-    Saber decir no y delegar

Pero incluso si conseguimos organizarnos y priorizar todas nuestras tareas, cada ser humano tiene un límite. En algunos casos nuestra buena voluntad o nuestro deseo para controlarlo todo nos llevarán a abarcar demasiado trabajo, y no podremos con todo.

Existen dos soluciones. Por un lado tenemos que aprender a decir no, a no comprometernos a realizar algunas tareas (especialmente las que consideramos poco importantes respecto a nuestros objetivos). Por ejemplo podremos elegir dejar de trabajar para los clientes “fantasmas”. Además, tenemos que reconocer que podemos necesitar ayuda y delegar en otras personas que aunque no lo hagan exactamente igual que nosotros, llevarán a cabo las tareas igual de bien.

4-    Combatir a los ladrones de tiempo

Una gran mayoría de las tareas importantes requieren concentración y dedicación durante largos ratos de reflexión y trabajo. Las interrupciones que ocurran durante estos momentos son muy contraproducentes. Provocan desconcentración, nos ponemos a tratar otro asunto, y nos cuesta volver a lo importante. Normalmente esos ladrones de tiempo vienen en forma de frecuentes visitas a nuestro despacho o llamadas telefónicas.

Si de verdad queremos avanzar, no tendremos más remedio que buscar un sitio tranquilo, pedir que no nos molesten y apagar el teléfono móvil. Un par de horas de calma pueden rendir muchísimo.

5-    Un correcto uso de las reuniones

Especialmente en las organizaciones grandes, las reuniones suelen ser una gran pérdida de tiempo para todos los participantes, pero gozan de una fama (equivocada en mi opinión) de eficiencia que les hace muy popular en muchas empresas. El problema suele ser que no se planifiquen correctamente, con unos pocos asuntos a tratar y una toma de decisión rápida. Se convierten en eventos generales donde se habla de muchos asuntos anexos y nadie se compromete a nada.

Para tener reuniones eficaces hace falta limitar el número de participantes escogiendo las personas idóneas para el tema a tratar. Es necesario establecer una lista de máximo 3 puntos a tratar y exigir a los participantes que vengan preparados. La reunión tiene que concluir tomando decisiones sobre los asuntos al orden del día.

6-    Un buen manejo del correo electrónico

La tecnología viene con nuevos retos para los trabajadores en general y los emprendedores en particular. Con el correo electrónico, el problema viene amplificado ahora que los dispositivos móviles han cogido tanta importancia. El riesgo es caer en un uso exagerado de esta herramienta, gastando mucho del valioso y escaso tiempo en escribir y contestar correos.

Los mensajes electrónicos combinan muchos de los problemas que hemos citado antes. Una bandeja de entrada llena nos agobia, tenemos tentaciones de responder al último mensaje recibido, perdemos la concentración si estábamos trabajando en algo importante y vemos que entra un nuevo correo, etc.

Para hacer un uso racional de la herramienta podemos decidir revisar nuestros mensajes solo una vez al día (el mundo no se acabará). También es importante que informemos a nuestros contactos que no nos pongan en copia de correos salvo que sea realmente importante (para no perder tiempo leyendo mensajes no relevantes). Por supuesto, tenemos que priorizar y planificar nuestras respuestas y centrarnos en redactar textos cortos que van “al grano”. Así ni nosotros ni nuestros lectores perderán tiempo.

7-    Separar vida personal y profesional

Estábamos hablando de correos electrónicos y de teléfonos inteligentes. Quizás se trata del mejor ejemplo de cuando la vida profesional invade el espacio personal. Puede que estemos disfrutando de un momento especial con la familia cuando nos llega un correo demoledor de un cliente insatisfecho. El error es leerlo si estamos de fin de semana. Cualquier persona, por muy dedicada que sea necesita un espacio privado.

Es importante dibujar límites entre la vida privada y la profesional. La buena noticia, es que normalmente la frontera la ponemos nosotros mismos. Si conseguimos sobrepasar esta sensación de culpa por no trabajar lo suficiente y las preocupaciones del día a día, obtendremos momentos personales de más calidad con la ventaja añadida de volver a trabajar con más energía.

8-    Planificar descansos

Nadie puede estar al máximo todo el tiempo. Es imprescindible buscar la forma de descansar. Durante el día de trabajo, es importante prever pequeños momentos para rebajar un poco la presión. Puede ser un paseo, un juego de unos minutos en el ordenador, una conversación informal alrededor de un café. Y de vez en cuando, hace falta algo más, desconectar del todo, como lo comentamos en un artículo reciente.

Como podéis apreciar, el punto en común de todos estos consejos es la voluntad. Realmente gestionar el tiempo consiste en tomar la decisión de controlar nuestras acciones. Los consejos son sencillos, pero aplicarlos no lo es tanto. El estrés del ritmo del día a día nos puede hacer retroceder. Sin embargo, con el tiempo conseguiremos establecer pautas y costumbres. No dudes en volver a leer este artículo de vez en cuando, notarás tus progresos.

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Un pensamiento en “8 consejos para gestionar mejor tu tiempo

  1. Blanca Saiz

    Me parece muy interesante el aspecto de manejar correctamente el correo electrónico, casi todos lo realizamos casi de modo instintivo y sin ningúna pauta, y la verdad que es el cauce de información esencial para nuestra gestión, muchas veces vamos por orden de llegada cuando en el asunto ya podemos establecer prioridades.

    Responder

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